Alerta Informativo — Portugal cria apostila eletrónica para documentos destinados ao estrangeiro

O que mudou

Foi publicada, em 12 de outubro de 2026, a Portaria n.º 452/2026/1, que regulamenta a emissão de apostilas por notários portugueses e cria uma plataforma eletrónica gerida pela Ordem dos Notários.

A portaria entrou formalmente em vigor em 13 de outubro de 2026, mas as novas regras só produzem efeitos a partir de 1 de janeiro de 2027. DR

A partir dessa data, será possível pedir uma apostila:

• Presencialmente, em qualquer cartório notarial;

• Por via eletrónica, através do portal www.notarios.pt;

• Em papel ou em formato eletrónico;

• Para documentos originalmente eletrónicos;

• Para documentos em papel posteriormente digitalizados pelo notário.

Quem é afetado

A alteração é especialmente relevante para portugueses residentes no estrangeiro e emigrantes que necessitem de apresentar documentos públicos portugueses noutro país, incluindo, conforme o procedimento exigido pela autoridade estrangeira:

• Certidões de nascimento, casamento ou óbito;

• Certificados de registo criminal;

• Documentos académicos;

• Procurações e atos notariais;

• Certificados, declarações e outros documentos emitidos por entidades públicas;

• Documentos necessários para processos de residência, nacionalidade, casamento, sucessões, emprego, estudos ou aquisição de imóveis.

A Convenção da Apostila conta atualmente com 130 partes contratantes, incluindo Suíça, Reino Unido, Estados Unidos, Canadá, Brasil, Austrália e a generalidade dos países europeus. A lista deve ser confirmada para cada país de destino. #12 - Status table

Documentos que os notários podem apostilar

Os notários e os trabalhadores devidamente autorizados poderão emitir apostilas para atos públicos abrangidos pela Convenção da Haia, com uma exceção importante:

Os documentos provenientes dos tribunais ou do Ministério Público não podem ser apostilados pelos notários ao abrigo deste procedimento.

Nestes casos, continua a ser necessário recorrer às autoridades portuguesas competentes para documentos judiciais.

A apostila apenas confirma:

• A autenticidade da assinatura;

• A qualidade em que o signatário atuou;

• A autenticidade do selo ou carimbo.

Não certifica o conteúdo do documento, não substitui uma tradução e não equivale ao reconhecimento de habilitações ou qualificações profissionais.

Como funcionará a apostila eletrónica

Quando o documento for eletrónico, será criado um único ficheiro em formato PDF/A, contendo o documento e a respetiva apostila. O ficheiro terá, em regra, um limite de 10 MB e será assinado com certificado eletrónico qualificado.

Cada apostila terá:

• Um código alfanumérico;

• Um código QR;

• Assinatura eletrónica qualificada;

• Selos temporais eletrónicos;

• Registo na plataforma da Ordem dos Notários.

A autenticidade poderá ser verificada em www.notarios.pt, através do código QR ou da introdução do código, número e data da apostila.

A Conferência da Haia esclarece que uma apostila eletrónica não pode ser recusada apenas por ter formato digital e deve ser aceite pelas partes contratantes da Convenção nas mesmas condições de uma apostila em papel. Apostille Section

Consequências práticas

A nova solução deverá reduzir deslocações a Portugal, envio de documentos originais pelo correio e demoras na legalização documental.

Contudo, antes de pedir a apostila, deve confirmar-se:

1. Se o país onde o documento será utilizado é parte da Convenção da Apostila;

2. Se o documento está abrangido pelo procedimento notarial;

3. Se a entidade destinatária aceita o documento em formato eletrónico;

4. Se é necessária tradução certificada;

5. Se existem acordos que dispensem totalmente a apostila;

6. Se o documento tem um prazo de validade exigido pela autoridade estrangeira.

Embora a apostila eletrónica tenha validade jurídica, uma entidade estrangeira pode continuar a exigir que o documento seja entregue através de um portal próprio ou acompanhado de tradução.

Custos

O valor será cobrado diretamente pelo cartório onde o ato for praticado. A portaria não estabelece um preço único: permite ao notário cobrar honorários nos termos do regime notarial aplicável, acrescidos de IVA.

Antes de apresentar o pedido, será aconselhável confirmar junto do cartório:

• O custo total;

• O prazo de emissão;

• O formato do documento;

• Eventuais despesas de digitalização;

• A necessidade de apresentar o original.

Atenção aos documentos estrangeiros

A nova portaria aplica-se às apostilas emitidas em Portugal para documentos públicos portugueses.

Um documento emitido na Suíça, Reino Unido, França, Estados Unidos ou noutro país deve, em regra, ser apostilado pela autoridade competente do país onde foi emitido, e não por um notário português.

Regulamentação pendente: não está prevista nova regulamentação indispensável. A aplicação prática começa em 1 de janeiro de 2027, ficando dependente da disponibilização operacional da plataforma e dos serviços pelos cartórios.

Fontes oficiais:

• Portaria n.º 452/2026/1 — Diário da República

• Conferência da Haia — apostilas e apostilas eletrónicas

• Lista oficial de países abrangidos pela Convenção